报销中的合规问题频发，如何应对与预防？
费用报销是企业频繁发生的业务场景。只要涉及到商务宴请、出差、采买，就会遇到。特别是一些重销售的企业，如医药公司、汽车销售公司等，销售岗位的比例更可能超过50%——商务需求多，报销的繁复和漏洞也随之而来。
对此，公司面临报销事宜的处理、对涉虚假报销人员的处理，以及做好内控合规、避免内控风险等的多方挑战。
本篇文章，我们从类型、挑战和管理建议三个方面对虚假报销进行梳理分析，试图和企业管理者一道，探寻一些可行的管理方案。
01
虚假报销的“虚假”，
具体有哪些表现？
一是未发生真实报销基础事实，但发票真实。
例如，非因公消费但提起了报销的情形；
二是存在真实的报销基础事实，但是发票虚假。
例如，发票本身虚假、“少花多报“等情形；
三是基础事实真实，发票真实，但违反报销制度或报销流程。例如，提交的报销材料缺少小票、刷卡凭证等。
上述不同类型的虚假报销情形，有着不同的特征也面临着不同的难点。
如，对于未发生的真实报销事实类型进行调查，往往会涉及涉事相关企业（如住宿、餐饮、交通等）并不配合调查的情况，因而企业难以获得认定事实的证据；
而对于第二种类型，员工确系因公进行宴请，但报销金额大于实际花费金额、难以追溯具体消费；
第三种类型，如超标准报销，制度上不符合规范，情理上再往回“倒扣”、追究责任等，依然费时费力。
而就报销问题本身，最常见的是通过定期内审等方式发现。一旦发现问题则要启动调查程序——往往此时，距离实际的报销时间已过去很长时间。
还有一种很常见的情况，报销审批通过且实际报销款已经发放给员工之后才发现是虚假报销，这时候再往前追索，那么企业同样具有过错。这种情况下，能否认定员工违纪？企业和员工之间的责任如何划分，严重程度如何判定……
细数报销的种种我们会发现，报销看似平常，但一旦遇到虚假报销问题，不仅影响公司财务合规状态、影响相关方的工作状态，后续企业在解决报销合规case的时候，也是困难重重。
02
虚假报销类劳动争议案件，
处理的难点有哪些？
我们先来看一个典型的司法判例：
【案例背景】
2022年，A公司以员工存在“虚假报销”等严重违反劳动合同及员工手册的行为为由，与员工解除劳动关系。
庭审中，A公司主张：
1）员工申请报销的发票中含有报销的基础事实为虚构、伪造情形，主要体现为报销事实不存在，非本人业务真实发生；
2）发票时间冲突，同一时间点人在两个城市的事实不可能发生；
3）发票与本人申报行程不能对应。
上述均系明显的虚假报销行为。员工除了上述已完成的报销存在事实虚假问题之外，领导和财务还在尚未审批的报销中发现与申报行程不符的发票。
【判决结果】
针对解除劳动合同是否违法一节，重点在于A公司以虚假报销解除劳动合同是否违法。针对报销相应费用时，是否需要对相应的材料予以审核的问题，A公司表示，公司只核对是否符合填写说明以及填写的说明与是否超过报销的上限之内。
结合员工提交的证据以及证人证言，员工的报销经过了部门经理、部门总监、财务部门审核批准，符合A公司一贯的报销流程。若A公司认可上传的报销材料存在问题，应在审批发现时予以驳回，而非在其准备解除劳动合同时，重新找出其已审核批准过的材料，作为劳动者违规的依据。
综上，A公司以虚假报销为由与员工解除劳动合同，不符合法律规定，故应支付违法解除劳动关系赔偿金。
从上述案例可以看出，对于员工虚假报销进而解除的的劳动争议案件，存在着以下难点：
◾️公司首先要证明报销事实确系因公司业务发生，但往往此类事实不可能做到对员工行为的“密切“追踪，报销的基础事实是否虚假因此变得较为隐蔽；
◾️对于报销的合法合规性，往往是通过财务审计深入的调查才能知晓，合规性较为隐蔽，审计也存在较大的滞后性；
◾️报销事实的查证绝大多数情况下还会涉及第三方企业。如果其对查证不配合，企业很难拿到相关证据；
◾️公司“形式性要件”的审批通过行为，即：只核验提交报销材料数目是否符合、而不对材料本身的真实性审核，往往会加大对虚假报销行为“免责”处理的风险。如上述案例认为，公司认为上传的报销材料存在问题，那么应在审批发现时予以驳回，而非在其准备解除劳动合同时，重新找出其已审核批准过的材料，作为劳动者违纪的依据；
◾️员工有违规行为，是否就等同于严重违纪、是否“罚则相当”——即：违纪行为的严重性与惩罚程度要一致，企业对于此的理解、制度中对此的要求及与法律要求的对接，都在影响企业的管理合法合规程度；
◾️企业对劳动合同的解除合法、合理负有举证责任（《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》第四十四条）；另外，企业能够通过法院调查取证的可能性也不大——这对于企业管理者而言，什么样的证据、多少证据才能足以对报销事实进行证明，是一个不小的挑战。
03
报销类合规问题的处理
和改善思路
01
长期来看，制度和流程完善和必要的管理动作要安排上日程
规章制度的设计上，
在保证合理合法的基础上，
要“有粗有细”
一是要明确虚假报销的定义和类型。
可针对公司业务经常发生的报销事宜进行列举，对于符合及不符合报销的情况采取“列举+概括”的方式，对可报销的范围进行规范。
如，产生出差地以外其他城市的餐费或交通费的报销、餐费以礼品名义报销等等将会被认定为虚假报销。
二是要规范报销流程，严格报销程序。
建立“谁批准、谁负责”为原则的责任追究制度，相应审核人或审批人对由此引起的不良后果负连带责任；在进行审批时，要求“形式要件”和“实体要件”均具备、建立保证合理性和适当性才算符合报销条件的制度。
另外，除事前预算、事中审批外，可以建立“先报销后审查”的事后分析之倒查机制或做好与审计制度的有效衔接，对一定期限内的报销进行倒查。
三是可以将员工对于企业的忠实义务、诚实信用原则引入规章制度。
四是对于如商务宴请、客户拜访等产生的报销，应设立提前申请等流程。
这有利于员工在公司以外的行为进行定位或对应，且对不同严重程度的违纪进行分级处理。
五是一定要注意财务报销制度与公司员工手册等的衔接。
一方面，不少公司的部门制度未经过民主流程和送达流程，在处理员工劳动关系问题时并不具有法律效力。同时，也要注意不同负责部门的制度和执行的衔接，特别是在虚假报销的问题上，不仅需要引入财务，极大可能还有HR、业务线和合规部门。一旦涉及到跨部门，其流程上的衔接、执行中的沟通协调，就显得格外重要。
要有及时的管理动作、有效的管理
得到法院支持的关键是
制度明确+保留证据
在调查访谈过程中，可以就以下方面作为审查要点，来审查报销材料是否符合时空同频，以形成完成的证据链：
◾️是否会发生在同时间段不同地点的报销；
◾️对发票的真伪可以到国税网查验发票的真伪；
◾️发票是否连号；
◾️报销顺序是否颠倒；
◾️注意保留员工相关的拜访申请、报销材料以及访谈记录
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加强报销制度及要求的培训
一方面，公司内部举办合规培训，并对违反公司规章制度可能导致的后果进行公示告知；另一方面，亦可将对于虚假报销可能涉及的刑事责任进行普法。
员工通过虚假报销方式侵占公司财产是一种严重违反诚实信用原则的行为，轻则面临用人单位的处罚，重则可能涉嫌职务侵占罪、诈骗罪等刑事犯罪，员工在申请报销时应做到合法、合规。
如：《中华人民共和国刑法》
第二百七十一条【职务侵占罪】公司、企业或者其他单位的工作人员，利用职务上的便利，将本单位财物非法占为己有，数额较大的……
第二百零五条 【虚开增值税专用发票、用于骗取出口退税、抵扣税款发票罪】虚开增值税专用发票或者虚开用于骗取出口退税、抵扣税款的其他发票的……
虚开增值税专用发票或者虚开用于骗取出口退税、抵扣税款的其他发票，是指有为他人虚开、为自己虚开、让他人为自己虚开、介绍他人虚开行为之一的。
第二百零五条之一 【虚开发票罪】虚开本法第二百零五条规定以外的其他发票……
地方规定如《上海市检察院关于印发<关于本市办理部分刑事犯罪案件标准的意见>的通知》
3、刑法第二百七十一条职务侵占罪：职务侵占数额在5000元以上的，属于“数额较大；职务侵占数额在5万元以上的，属于“数额巨大”。
也就是说，针对员工的虚假报销行为，在必要的时候，企业也可通过追究刑事责任，对合规行为进行严肃管理，同时也能够对公司管理产生有效的示范作用。
02
短期来看，用“非诉和诉讼一体化”思路，短平快解决合规问题
守法有成本，违法有风险，管理要落地。
企业在处理合规案件时，往往需要从前述的三个维度进行考量，并最终做出一个对双方都相对有力的方案。
是合规调查后给予警告，还是需要直接说“分手”，此时对于如何抉择，分析要系统、方案要完备。
案例
今年6月，昆山法院公众号发布的一个典型案例，员工在明知制度要求、已接受相关培训的情况下，因连续、多次违规填报报销材料，存在大量违规事实，公司与其解除了劳动合同，员工不服裁决诉至法院。企业就内部管理规定、报销制度及张某违规报销事实等进行了举证。法院认为，员工“理应遵守劳动合同和员工手册及各项公司规章制度，对公司履行忠实义务”；员工“在费用报销事宜方面的不诚实行为已构成解除劳动合同的情况”，故法院认为，“公司依据《员工手册》解除与其之间的劳动合同并无不当”。
原文链接：
从这个案例来看，一方面企业做了充足的应诉准备，并有充分的证据证明员工虚假报销的违规事实；另一方面，企业在“非诉阶段”，从制度的约定、民主和送达程序、管理流程，都有非常完善的管理动作。
从企业应诉角度
企业借助诉讼的渠道，加之尽可能充分的举证
可以坚定地做出企业的管理动作和态度
企业要从规章制度、证据事实、忠实义务、损失/风险等方面，对企业做出的解除作出说明，站在法官的角度，尽可能地呈现完整的逻辑链条：
◾️规章制度采用“行为+结果”，而非单单的“行为罚”具有合理性；
◾️可主张员工作为劳动合同的一方应尊重契约精神，遵守劳动纪律和职业道德，亦应对公司尽忠实义务，虚假报销行为有悖于诚实信用原则；
◾️庭审中，可以从员工的报销频率、金额方面，对员工虚假报销的主观状态，即故意（如明知）或过失进行推断；
◾️另外也要说明虚假报销对公司带来的财务风险及利益损失的隐患。
运用劳动争议的“庭前调解”环节，亦可将企业和员工拉回到沟通的轨道上来，用诉讼的时间换沟通的空间，在诉讼阶段达成与员工的合意。
从解决问题最优解的角度，
最佳的状态依然是在企业内部解决争议。
虚假报销问题，轻则员工接受纠正行为或支付违规费用，重则解除劳动合同。
大多数情况下，如上文所述，企业很难掌握合规问题的充足证据，但与此同时，因员工的严重违规行为已需要与员工沟通离职，证据不足、制度缺陷，会直接导致企业的违法解除风险增加。
此时，考验企业管理者的是对争议现状的判断和风险评估。
是违纪解除、坚定地走到底？还是依法协商？合规问题的事实是一方面，企业因此可能承担的违法解除风险和商誉损失、管理的一致性和示范效应，企业为此需要付出的经济成本和管理成本，都是需要企业管理者考量的因素。
与此同时，员工是否认可自己的违规事实，对于员工如果选择与公司“对抗到底”、提交病假条等情况，企业管理者对人性是否有相应的判断，接下来要“走哪步棋”？
基于事实分析设计可行的法律路径，是支持后续沟通的重要基础。在没有有力的事实依据和法律条款作为沟通抓手的情况下进行解除，更考验沟通者的识人辨事能力和对事件进展的经验判断。
沟通者不单要坚定地推动解除进展，还要疏导员工情绪，考虑员工诉求，设计并判断合适的时机，让企业放心的同时，也让员工能够接受解除的结果。
对此，企业亦可咨询专业的劳动法律专家或律师，以了解劳动合同解除的最佳途径，运用“依据-程序-沟通”三管齐下的方式，最好地达到管理目标与法律风险的平衡。
任何一段关系中，诚实信用都格外重要，虚假报销不仅是违背诚信原则，更可能涉嫌违法犯罪，君子爱财也应取之有道。
对于用人单位来说，员工的合法权益应当加以保护，这是企业合规用工不得不考虑的一个问题。但是，害人之心不可有，防人之心不可无。企业自身的合法权益也应加以维护，精细化、常态化的管理十分有必要。
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